Högskolan i Halmstad - För utveckling av verksamheter, produkter och livskvalitet

Administrativ översyn

Bakgrund

I slutet av vårterminen 2007 gjorde rektor och prorektor en enkätundersökning med syfte att undersöka medarbetarnas syn på organisationen. Resultatet av denna visade att flera anser att det administrativa arbetet försvåras onödigt av att rutinerna varierar mellan olika sektioner och att det finns viss oklarhet vad gäller administrativa funktioner. Högskolestyrelsen beslutade därför 2008-05-30 att uppdra åt rektorn att under läsåret 2008-2009 gå igenom Högskolans administrativa funktioner och rutiner. Rektor uppdrog därefter åt dåvarande förvaltningschefen att ansvara för den administrativa översynen.

Syfte

Syftet med översynen var att säkerställa en väl fungerande administration och service som ger stöd till utbildning, forskning och högskolans ledningsfunktioner. Projektets mål var att ta fram förslag till standardisering av administrativa rutiner samt till organiseringen av administrationen och servicen inom Högskolan.

Genomförande

Metoden för att genomföra översynen har varit enkät, intervjuer samt insamling av nyckeltal. Enkäten har vänt sig till teknisk/administrativ personal för att kartlägga fördelningen av administrativt arbete inom Högskolan. Intervjuerna har omfattat såväl utförare som mottagare av administration, totalt 51 intervjuer omfattande 157 personer. Nedtecknade intervjuer har verifierats av intervjupersonerna. Nyckeltal har insamlats inom områdena högskoleövergripande, utbildningsnära, forskningsnära, biblioteksspecifikt samt generellt administrativt stöd.

Slutrapport

En slutrapport har överlämnats till Högskolestyrelsen inför sammanträdet den 4-5 juni 2009. Rapporten innehåller information om bakgrund och genomförande av projektet samt en redogörelse för resultat, åtgärdsförslag och arbetsgång för det fortsatta förändringsarbetet. Utifrån projektgruppens förslag till fortsatt arbete har rektor i samråd med förvaltningschefen tagit fram ett rambeslut för åtgärder. Rambeslutet kommer att kompletteras med särskilt beslut för varje åtgärd. Rambeslutet är MBL-förhandlat.