Personuppgiftshantering

Här har vi gjort en sammanställning över hur Högskolan behandlar studenters personuppgifter så att du på ett enkelt sätt kan se hur det påverkar dig.

Hantering av alla studenters uppgifter

  • Ansökan och antagning
    • Ändamål och behandling: hantera din ansökan och göra urval för antagning samt prövning av ansökan och urval för antagning.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, betyg och meriter.
    • IT-system: Studentladok, som får uppgifterna från antagning.se. MoveOn för utbytesstudenter.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Studentkonto
    • Ändamål och behandling: för att du ska kunna använda Högskolans IT-resurser och för att Högskolan ska kunna identifiera dig som användare i olika IT-system.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: kontodatabas
    • Gallringstid: fyra år efter senaste kursregistrering.
  • E-post med mera (Office 365)
    • Behandling: automatgenererat konto för e-post.
    • Typ av uppgifter: namn och genererad e-postadress.
    • IT-system: Office365
    • Gallringstid: fyra år efter senaste kursregistrering.
  • Passerkort
    • Behandling: ge dig tillgång till lokaler, utifrån de kurser du läser.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, kursregistrering och foto.
    • IT-system: passersystemen
    • Gallringstid: två år efter senaste kursregistrering.
  • Biblioteksstöd (böcker, tidskrifter med mera)
    • Behandling: lånehantering.
    • Typ av uppgifter: personnummer, passerkort, kontaktuppgifter, lån, reservationer och beställningar
    • IT-system: ExLibris Alma.
    • Gallringstid: fem år efter senaste aktivitet.
  • Klass- och grupplistor
    • Behandling: lärare ska kunna ta ut listor över klasser och grupper av studenter.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, e-post och foto.
    • IT-system: klasslistor
    • Gallringstid: ingen lagring, endast utskrift i realtid.
  • Undervisning
    • Behandling: inlämning, bedömning, återkoppling, grund för resultatrapportering.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt innehåll i respektive moment.
    • IT-system: lärplattformen Blackboard och kursspecifika IT-system.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Anmälan till tenta
    • Behandling: administration av tentor.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: Studentladok
    • Gallringstid: bevaras.
  • Registrering av resultat
    • Behandling: resultatrapportering (betyg)
    • Typ av uppgifter: resultat
    • IT-system: Studentladok
    • Gallringstid: bevaras.
  • Kursvärdering
    • Behandling: sammanställning av värderingar på gruppnivå.
    • Typ av uppgifter: e-post för utskick av kursvärdering samt inskickad kursvärdering.
    • IT-system: Kursvärderingssystem
    • Gallringstid: två år efter sammanställning av resultat.
  • Studentkåren
    • Behandling: informationsutskick och medlemsregister.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: studentkårens register.
  • Studenthälsan
    • Behandling: studentregister för samtliga studenter. Journaluppgifter för de studentkontakter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och journalföring.
    • IT-system: Prorenata.
    • Gallringstid: journalhandlingar bevaras, övriga raderas efter två år.

Hantering av vissa studenters uppgifter

  • Examensarbete/uppsats
    • Behandling: publicering av godkänd uppsats (examensarbete)
    • Typ av uppgifter: examensarbete och namn.
    • IT-system: DiVA.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Examensbevis/kursbevis
    • Behandling: prövning av din ansökan.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och studieresultat.
    • IT-system: Studentladok, arkivet.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Helpdesk
    • Behandling: hantering av dina ärenden gällande frågor kring IT, bibliotek, utbildningsadministration med mera.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och ditt ärende.
    • IT-system: Helpdesk.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Streamade föreläsningar
    • Behandling: deltagande i föreläsning på distans.
    • Typ av uppgifter: namn/användarnamn och det som visas från kameran.
    • IT-system: Zoom och Blackboard collaborate.
    • Gallringstid: två år efter avslutat kurstillfälle.
  • Studievägledning
    • Behandling: jämförande av studiemeriter och ev kompletterande studier, utifrån önskemål.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och meriter.
    • IT-system: uppgifter hämtas från andra system, till exempel antagning och Studentladok.
  • Anmälningar till evenemang och aktiviteter
    • Behandling: administration av deltagande.
    • Typ av uppgifter: respektive evenemangs insamlade anmälningsuppgifter.
    • IT-system: Sitevision/hh.se
    • Gallringstid: gallras senast ett år efter eventet.
  • Anstånd, studieuppehåll och studieavbrott
    • Behandling: administration av önskad förändring.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och förändringen.
    • IT-system: Studentladok och diariet.
    • Gallringstid: bevaras.
  • VFU – Verksamhetsförlagd utbildning (praktik)
    • Behandling: administration av VFU.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och VFU-uppgifter.
    • IT-system: VFU-databasen och Klipp.
    • Gallringstid: två år efter examen.
  • Tillgodoräknande
    • Behandling: administration av önskemål om tillgodoräknande.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och tillgodoräknanden.
    • IT-system: Studentladok, diariet och arkivet.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Pedagogiskt stöd
    • Behandling: prövning av ansökan om pedagogiskt stöd.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och intyg från sakkunnig person kring funktionsnedsättning.
    • IT-system: Nais.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Disciplinära åtgärder (till exempel fusk)
    • Behandling: hantering av anmälan om förseelse.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt förseelse.
    • IT-system: diariet och Studentladok.
    • Gallringstid: bevaras.
  • Id-kontroll
    • Behandling: utföra id-kortskontroll för säker identifiering.
    • Typ av uppgifter: id-kortsuppgifter, passuppgifter.
    • IT-system: 365id.
    • Gallringstid: ingen lagring, endast kontroll i realtid.

uppdaterad

Kontakt

Dela

Kontakt