Miljöledningssystem

I likhet med andra statliga myndigheter har Högskolan i Halmstad fått i uppdrag av regeringen att införa ett miljöledningssystem för att långsiktigt arbeta med hållbar utveckling och integrera miljöhänsyn i den ordinarie verksamheten, såväl i utbildning, forskning, förvaltning som i samverkan med omgivande samhälle.

Miljöledningssystem som ett verktyg

Miljöledningssystemet omfattar hela Högskolans verksamhet och är ett verktyg för att systematisera och strukturera Högskolans miljöarbete för att målinriktat arbeta för en mer miljövänlig och hållbar verksamhet.

Klicka på respektive siffra i miljöledningssystemet för att läsa mer.

Miljöledningssystem Miljöutredning Policy för hållbar utveckling Miljömål Handlingsplan Ansvarsfördelning Rutiner Verktyg Miljöanpassad upphandling Miljörevision Årlig uppföljning och redovisning

Miljöutredning

Miljöutredningen är en nulägesanalys av Högskolans direkta och indirekta miljöpåverkan och ligger till grund för högskolans miljöarbete.

Miljöaspekterna delas in i två kategorier; direkta och indirekta miljöaspekter. Med direkta miljöaspekter menas till exempel resor, energianvändning, pappersförbrukning med mera. De indirekta miljöaspekterna innebär effekterna av myndighetens beslut, regler, information, hållbar utveckling i undervisning, miljöutbildning för personal samt upphandling och inköp.

När miljöaspekterna är sammanställda ska de värderas kvantitativt i en miljöaspektsvärdering för att kunna skilja på stort och smått samt för att möjligtvis identifiera mätbara mål. Kan man inte värdera miljöaspekterna kvantitativ gör man det kvalitativt genom diskussioner. Det viktiga är att det dokumenteras så att man kan följa tankegångarna kring de val man gjort vid en revision. Syftet med värderingen är att ringa in de mest betydande miljöaspekterna, d.v.s. det som störst miljöpåverkan. Både positiv och negativ miljöpåverkan ska beskrivas i miljöutredningen.

Kartläggningen ska även innehålla en sammanställning över vilken miljölagstiftning som berör verksamheten och om den efterlevs. Miljöutredningen används som beslutsunderlag och ligger till grund för verksamhetens miljöpolicy, miljömål och handlingsplan. Miljöutredning ska uppdateras vid väsentliga förändringar eller minst vart femte år.

Miljömål

Miljömålen har tagits fram med utgångspunkt från miljöutredningen och miljöaspektsvärderingen samt ligger tillgrund för miljöhandlingsplanen. Miljömålen ska uppdateras vart tredje år.

Miljömålen ska bygga på de mest betydande miljöaspekterna som identifierades i miljöutredningen. Miljömålen sätts för en period på tre år, men arbetet med miljömålen är en återkommande process som innebär en regelbunden uppdatering och en årlig utvärdering. En del miljömål kanske bör vara uppnådda inom ett år, andra inom tre år. En förutsättning för att lyckas med miljömål är att sätta bra, förankrade och realistiska mål och förankra de åtgärder, kostnader och resurser som krävs.

Handlingsplan

I miljöhandlingsplanen preciseras delmål med åtgärder för att uppnå miljömålen. En ny miljöhandlingsplan bör tas fram årligen.

Miljöhandlingsplanen tas fram samtidigt som miljömålen där man bryter ner målen i en serie åtgärder samt tydliggör vem som gör vad, vilka resurser som avsätts samt en tidsplan.

Ansvarsfördelning

Ansvarsfördelning för olika uppgifter inom miljöledningsarbetet fastställs i interna dokument.

Ansvarsfördelningen för olika uppgifter i ett miljöledningssystem är viktigt för att arbetet ska fungera. Ansvaret ska fördelas, definieras och kommuniceras till nyckelpersoner och dokumenteras. Miljöarbetet är en strategisk fråga som måste beaktas av myndighetens högsta ledning. Högsta ledningen utser en ledningsrepresentant som sätter sig in i miljöledningssystemet och dess frågeställningar och som sedan redovisar till högsta ledningen. Ledningen bör säkerställa att varje medarbetare känner till sina uppgifter, sitt ansvar och sina befogenheter inom miljöledningssystemet. Miljökoordinatorn är den ansvariga handläggaren för frågor som rör miljöledningssystemet och bör ha specificerade arbetsuppgifter och befogenheter som är kommunicerade inom organisationen. Miljökoordinatorn ansvarar för upprätthållandet av miljöledningssystemet, dock inte för enskilda verksamhetsrutiner och dess utförande.

Rutiner

Riktlinjer, rutiner och checklistor säkerställer att policyn för hållbar utveckling och miljöregler följs, att negativ miljöpåverkan minimeras samt bidrar till att nå Högskolans miljömål.

Rutiner, riktlinjer och checklistor är till för att underlätta och säkerställa att delarna i miljöledningssystemet omvandlas till praktiskt arbete i verksamheten. De säkerställer att verksamhetens miljöaktiviteter genomförs enligt förordningen. Rutiner är ett sätt att kommunicera till medarbetarna hur arbetsgången ser ut, för vilket syfte, hur det ska gå till väga och vem som ansvarar för de olika uppgifterna. Rutiner och checklistor används även för att säkerställa myndighetens lagefterlevnad. Rutiner behövs till allt ifrån avfallshantering till remissförfarande.

Verktyg

Under verktyg har Högskolan samlat aktiviteter såsom kommunikation, kompetens- och miljömedvetande, energieffektivisering, samt Högskolans mötes- och resepolicy.

Kommunikation

Miljöarbetet ska aktivt kommuniceras till medarbetarna, dels för kunskap om vilka krav som ställs på myndigheten och dels för att engagera och inspirera. Kommunikationen ska även innebära mottagande av förslag och synpunkter på miljöledningssystemet från medarbetarna så att de känner att de kan påverka miljöarbetet.

Kompetens- och miljömedvetande

Miljöutbildningen är ett viktigt verktyg för att integrera och förankra miljöarbetets som en naturlig del i den ordinarie verksamheten. Initialt bör alla medarbetare få samma miljöutbildning och information om miljöledningssystemet. Därefter bör medarbetare få utbildning som är anpassad för deras specifika arbetsuppgifter. Information till nyanställd sker vid introduktionsdagarna som personalavdelningen håller i.

Energieffektivisering​

Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten så långt det är möjligt använder en energieffektiv informationsteknik som verktyg för att miljöanpassa sin verksamhet. 16 § Bestämmelser om åtgärder för effektiv användning av energi för myndigheter finns i förordningen (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter.

Varje myndighet ska genomföra minst två av sex av energimyndighetens föreslagna åtgärder. Åtgärderna ska genomföras fortlöpande, exempelvis inom ramen för myndighetens miljöledningssystem. Vidare ska myndigheten årligen rapportera till Statens energimyndighet.

Mötes- och resepolicy

Enligt miljöledningssystemet ska verksamheten ha en tydlig mötes- och resepolicy, med tillhörande riktlinjer. Mötespolicyn ska ta särskild hänsyn till alternativa mötesformer såsom möten via telefon-, video- eller webbmöten som alltid ska övervägas före beställning av resor. Riktlinjerna ska tydligt förespråka de mindre miljöbelastande resalternativen.

Miljöanpassad upphandling

För att säkerställa miljöanpassad upphandling finns riktlinjer, rutiner och checklistor.

Miljöanpassad upphandling och inköp är ett prioriterat område i regeringens uppdrag till myndigheter eftersom det kan ha en väldigt stor miljöpåverkan, både positiv och negativ. I upphandlingen ska man beakta miljöpåverkan och ställa relevanta miljökrav. Miljökraven kan ställas både på leverantören och på den produkt som upphandlas. Kraven variera beroende på vilken typ av produkt som upphandlas. Dessa krav ska sedan förmedlas till de i verksamheten som gör inköp så att de väljer miljöanpassade varor och tjänster vid inköp och beställningar.

Riktlinjer för upphandling och inköp vid Högskolan i Halmstadlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Miljörevision

Högskolan genomför årligen intern miljörevision för att kontrollera att gällande miljöregler och annan styrande dokumentation för Högskolans miljöledningssystem och miljöarbete följs.

Genom en intern miljörevision kontrollerar man hur väl miljöarbetet fungerar inom myndigheten, samtidigt som man får fram förslag på förbättringar och en sammanställning över brister som åtgärdas. Hela miljöledningssystemet och alla delar av myndighetens verksamhet ska ha genomgått en internrevision under en treårsperiod. Lämpligen görs en 1/3 årligen. Miljörevisorn kontrollerar alla upprättade dokument och att de motsvara kraven i miljöledningssystemet samt gör platsbesök och intervjuer ute i verksamheten. Revisionen resulterar i en rapport med kommentarer, slutsatser, rekommendationer, noteringar och avvikelser.

Årlig uppföljning och redovisning

Den årliga uppföljningen och genomgång med ledningen är en av de viktigaste delarna i miljöarbetet.

Här följer Högskolan upp att:

  • miljöpolicyn har följts
  • handlingsplanen har fungerat
  • miljömålen har uppfyllts

Den årliga uppföljningen visar Högskolans arbete och ständiga förbättring inom miljöledningsarbetet. Förutom den årliga genomgången med ledningen med redovisning av hur myndigheten följt miljöpolicyn, att handlingsplanen fungerat och att miljömålen uppfyllts, så innebär den årliga uppföljningen även en uppföljning av lagefterlevnad och avvikelsehanteringen samt rapportering till Högskolans kvalitetsråd. Externt sker den årliga uppföljningen i form av rapportering till Naturvårdsverket, Utbildningsdepartementet och energimyndigheten.

uppdaterad

2019-07-18

Kontakt

Dela